Der er behov for at stramme op på sagsbehandlingspraksis i F2 for at understøtte bedre sagsgange, ensretning af bestillings- og godkendelsesprocesser og ikke mindst med henblik på rettidighedsopgørelse fsva. minister- og departementsbestillinger.
Ledelsessekretariatet opretter bestillingen via bestillingsmodulet, hvorefter koordinatoren i centeret fordeler sagen til rette sagsbehandler. Herunder følger et uddrag af de trin du skal følge, når du modtager en bestilling i F2:
- Ved modtagelse af bestillingen tryk på Opret svarakt i bunden af bestillingsvinduet. Du kan altid åbne bestillingsvinduet ved at klikke på bog-ikonet over bilagsvinduet til højre på akten.
- Tilføj et sagsnummer ved at tilknytte enten en ny eller eksisterende sag.
- Bevar krydset om at sætte akten som svar på bestillingen. Det sikrer linket mellem bestilling og godkendelse.
- Opret godkendelsesskabelon. Godkendelsesforløbet kan rettes efterfølgende ved at vælge fanen Godkendelse og derefter tryk på Ret godkendelsesforløb.
- Den interne frist indikerer, hvornår sidste godkender skal have sagen i hænde, mens den eksterne frist indikerer, hvornår sagen skal være oversendt til departementet eller anden bestiller. Når sidste godkender i godkendelsesrækkefølgen har godkendt, sendes godkendelsen automatisk retur til sagsbehandler.
- Den tilknyttede sagsbehandler er ansvarlig for, at:
- Sagen følges til dørs, herunder at svar på bestillingen oversendes af sagsbehandler til rette modtager.
- En bestilling afsluttes i F2 efter endt sagsbehandling. For at afslutte en bestilling åbnes akten og der trykkes på bog-ikonet i højre hjørne over bilagene. Tryk derefter på Udført.
- Lukke den pågældende sag, hvis denne er afsluttet efter endt sagsbehandling af den konkrete bestilling. Dette gøres ved at trykke på Afslut sag øverst i sagsbilledet.
Du kan læse hele vejledningen her (åbner ny pdf med vejledning)