Kontrakter og indkøb

Her kan du læse mere om reglerne for indkøb og indgåelse af kontrakter og se hvilken indkøbsproces, der gælder for dit indkøb.

Når ydelser indkøbes og kontrakter indgås skal udbudsloven, udbudsdirektivet, cirkulære om indkøb i staten og forvaltningsretten overholdes.

Det sikrer du, ved at følge processerne her på Inside og ved at bruger styrelsens skabeloner i F2.

Når en kontrakt  er underskrevet af begge parter, skal du registrere kontrakten i skemaet ”overblik over kontrakter” (sag 2024-389), således at kontrakten kan findes i styrelsens kontraktoverblik.

Juridisk sekretariat hjælper gerne med indkøbsprocessen og kontrakten samt kvalitetssikrer materialet. Du kan kontakte juridisk sekretariat på jura@plst.dk.

Find din indkøbsproces

Først og fremmest skal du afklare, om der er en SKI-aftale eller rammeaftale, som skal anvendes. Hvis der findes en egnet SKI-aftale, skal du bruge den til dit indkøb. Du kan læse mere om SKI og rammeaftaler nedenfor.

Hvis der ikke er en SKI-aftale eller rammeaftale, er det indkøbets forventede værdi og om udenlandske virksomheder vil have interesse i at byde på opgaven (klar grænseoverskridende interesse), som afgør hvilken indkøbsproces, der skal følges.

Du kan læse mere om fastlæggelse af kontraktens værdi og vurdering af om en kontrakt har grænseoverskridende interesse ved at klikke på undersiderne i menuen til venstre.  

Nedenstående oversigt hjælper dig til at finde den rette proces  for dit indkøb:

Læs mere om indkøbsprocesser

Læs mere om de forskelige indkøbsprocesser for markedsmæssige vilkår, annoncering og EU-udbud i menuen til venstre. Uanset indkøbsproces skal de forvaltningsretlige principper overholdes – dem kan du læse mere om nedenfor.

Har du spørgsmål kan du altid skrive til jura@plst.dk 

Indkøb via SKI-aftaler eller rammeaftaler

Her kan du læse mere om SKI-aftaler og rammeaftaler:

På www.ski.dk kan du læse mere om de forskellige SKI-aftaler og hvordan de anvendes. Hvis der er en SKI-aftale der dækker dit indkøbsbehov, skal du anvende denne. Det fremgår af cirkulære om indkøb i staten. Benyttes SKI-aftalen ikke, skal dette begrundes sagligt ift. dit indkøbsbehov i indkøbsbeskrivelse del I.

Hvis du er i tvivl om en SKI-aftale er egnet til dit indkøb, kan du ringe til den kontraktansvarlige i SKI. Du finder kontaktinformation under de enkelte SKI-aftaler.

Hvis du ikke er oprettet som bruger på SKI skal du skrive til it@plst.dk og bede om at få oprettet et log-in.

Hvis der findes en rammeaftale i styrelsen, som dækker dit indkøbsbehov, kan det være en fordel at bruge den, da indkøbsprocessen går hurtigere og leverandørerne kendes på forhånd.

Styrelsen har en rammeaftale om miljøvurderinger af planer og programmer m.v. som kan anvendes, hvis der skal foretages en miljøvurdering. Du kan læse mere om rammeaftalen her.

De forvaltningsretlige principper

Når du foretager indkøb som offentlig myndighed gælder de forvaltningsretlige principper, uanset indkøbets størrelse. Det betyder overordnet, at du skal handle sagligt og økonomisk forsvarligt. De forvaltningsretlige principper er:

Forsvarlig økonomisk forvaltning indebærer, at du på forhånd skal vurdere indkøbsbehovet og tage stilling til, hvilke ydelser og hvilken pris, der vil kunne dække dit konkrete indkøbsbehov. Økonomisk forsvarlig forvaltning indebærer også, at du ikke bruger uforholdsvis meget tid på afklaring af indkøbsbehovet og indkøbet i øvrigt.

Saglig forvaltning indebærer at du ikke må varetage uvedkommende eller private hensyn i forbindelse med indkøbet. Du kan således ikke anvende venner eller familie som leverandører, uanset om de er egnet til opgaven.

Ligebehandlingsprincippet indebærer, at alle får samme forudsætninger for at afgive tilbud og at svar på spørgsmål gives til alle. Du må gerne have dialog med tilbudsgiverne, men du skal sørge for at alle får samme informationer om indkøbsprocessen og tildeling.

Proportionalitetsprincippet indebærer, at selve indkøbsprocessen skal være passende i forhold til indkøbet. Krav til tilbuddenes indhold skal derfor afspejle størrelsen på indkøbet, så der ikke efterspørges mere end højst nødvendigt. Tilsvarende skal de ressourcer der anvendes internt ligeledes afspejle indkøbets størrelse.

 Sådan køber du ind

  • Opret en sag i F2 og udfyld indkøbsbeskrivelse del I.
  • Køb ind via SKI-aftale/rammeaftale eller udfyld indkøbsbeskrivelse del II.
  • Udfyld de relevante skabeloner, herunder kontrakt, og få det kvalitetssikret hos Jura samt godkendt af nærmeste kontorchef.
  • Indkøbsprocessen udføres – brug dokumentskabelonerne
  • Aftalen underskrives og registreres herefter her

Indkøbsbeskrivelser i F2

Indkøbsbeskrivelse del I skal altid udfyldes, når du indkøber noget. Del II skal desuden udfyldes, hvis du ikke indkøber på SKI- eller rammeaftale.

Indkøbsbeskrivelse del I (pdf)

Indkøbsbeskrivelse del II - annoncering (pdf)

Indkøbsbeskrivelse del II - EU-udbud (pdf)

Indkøbsbeskrivelse del II - Markedsmæssige vilkår (pdf)

Driftsindkøb og medarbejderudstyr

Indkøb af medarbejderudstyr (fx skærmbriller, særlig kontorstol m.m.) og indkøb til driften af styrelsen (fx kaffe, frugt, kopper, møbler, planter, kage m.m.) sker gennem direktionssekretariatet.

Skriv til Direktionssekretariatet ved driftsindkøb og ved indkøb af medarbejderudstyr: DS@plst.dk.