Indkøb på markedsmæssige vilkår

Den mest simple indkøbsproces er hvor du foretager en markedsafdækning og på baggrund af den, indhenter ét tilbud. Denne indkøbsproces er god når der er tale om mindre indkøb, hvor det er nemt at finde oplysninger om pris og kvalitet, eller hvor man tidligere har indkøbt lignende ydelser og derfor har et kendskab til markedet.

Markedsafdækningen beskriver det relevante markedet for dit indkøb, dvs. om der er mange eller få leverandører, om opgaven kræver særlig ekspertise og erfaring samt forventet prisniveau m.v. Markedsafdækningen skal sikre, at du indkøber til markedspris og handler økonomisk forsvarligt, det er derfor vigtigt at den er fyldestgørende.

Markedsafdækningen kan ske ved at kontakte potentielle leverandører, søge oplysninger fra forskellige virksomheders hjemmeside eller hvis du eller dine kollegaer gennem tidligere indkøb, har kendskab til det pågældende marked.

Både indkøbsbehov og markedsafdækning beskrives i indkøbsbeskrivelse del II – markedsmæssige vilkår.

Ved indkøb over 100.000 kr. anvendes udbudssystemet Ethics gennem Statens Rådgivningsenhed, som opretter tilbudsindhentningen af ét tilbud.

Se dokumentskabeloner i boksen til højre.

Ved tilbudsindhentning indhenter du tilbud fra 2-3 virksomheder, som du udvælger på baggrund af de indledende overvejelser omkring dit indkøbsbehov og markedet. Hvis du ønsker at kontakte flere end 3 virksomheder, skal dette begrundes.

Tilbudsindhentningen sikrer nemt, at du handler økonomisk forsvarligt, da opgaven konkurrenceudsættes. Tilbudsindhentning er god ved lidt større opgaver eller opgaver hvor det uklart hvad prisen er på opgaven og hvis der ønskes konkurrence omkring kvaliteten, eksempelvis bemanding.

Du må gerne kontakte potentielle virksomheder inden og høre, om de er interesseret i at byde på opgaven. Dette kan hindre, at virksomheden trækker sig i indkøbsprocessen fordi de ikke har tid eller ressourcer til opgaven.

I opfordringsbrevet beskriver du opgaven, tidsplanen og hvordan du vil tildele kontrakten, f.eks. på baggrund laveste pris eller kvalitet og pris. Du skal også oplyse hvor mange der bedes om at afgive tilbud.

De indkomne tilbud evalueres i overensstemmelse med den tildelingsproces, som er beskrevet i tilbudsindhentningen. Evalueringsnotatet er et internt dokument, som dokumenterer evaluerings- og tildelingsprocessen. Evalueringsnotatet anvendes ligeledes til at give begrundelse for afslag og accept til tilbudsgiverne.

Ved indkøb over 100.000 kr. anvendes udbudssystemet Ethics gennem Statens Rådgivningsenhed, som opretter tilbudsindhentningen.

Se dokumentskabeloner i boksen til højre.

Du kan også vælge at foretage en frivillig annoncering af indkøbet på samme måde, som ved indkøb med klar grænseoverskridende interesse, hvor der udarbejdes annonceringsbetingelser. Annoncering kan være en god idé, hvis du ikke rigtig ved hvilke virksomheder der kunne byde på opgaven eller hvis der skal bydes ind med kreative forslag. Det kan også være relevant ved indkøb, hvor den forventede kontraktsum er lige under 1 mio. kr. (tærskelværdien for EU-udbud), da annoncering giver en større konkurrence om opgaven.

Ved annoncering kan alle interesserede byde på opgaven og du bør derfor overveje, om der skal ske en udvælgelse og begrænsning af tilbudsgiverne på tilsvarende måde som ved begrænset EU-udbud.

Ved annoncering anvendes udbudssystemet Ethics gennem Statens Rådgivningsenhed, som opretter annoncering.

Se dokumentskabeloner i boksen til højre.