For at du kan finde den rette indkøbsproces, skal du kende værdien af det du skal købe.
Du skal derfor foretage en vurdering af kontraktens forventede samlede værdi på det tidspunkt, hvor du går i gang med en indkøbsproces eller sender en udbudsbekendtgørelse afsted (EU-udbud), jf. udbudslovens § 30. Du skal medregne eventuelle forlængelser og tilkøbsmuligheder (optioner) - se eksempel herunder.
- Det er det samlede beløb, som du vurderer der skal betales til leverandøren, som udgør kontraktens forventede værdi. Der er altså tale om et skøn.
- Er der tale om en rammeaftale, som skal løbe over flere år, er det den samlede værdi af rammeaftalen der udgør kontraktens samlede værdi.
- I indkøbsbeskrivelsen kan du uddybe, hvordan du har vurderet kontraktens samlede værdi. Værdien af kontrakten opgøres ekskl. moms.
- Du må ikke opdele kontrakter for at undgå EU-udbud. Hvis du opdeler kontrakter, som er enslydende og ligger tidsmæssigt tæt, skal værdien af kontrakterne lægges sammen og det er den værdi, der afgør hvilket regelsæt kontrakten skal udbydes efter – også selvom du deler kontrakterne op.
|
EKSEMPEL Optioner er mulige tilkøb som man kan foretage i kontraktens løbetid uden at skulle lave et nyt udbud. Disse indregnes i kontrakten samlede værdi:
I alt 1.100.000 kr., hvilket betyder, at den samlede værdi dermed er over tærskelværdien og indkøbsprocessen for EU-udbud skal følges. |
Optioner
En option er en tilkøbsmulighed som er beskrevet i kontrakten. Optionen skal beskrives så detaljeret som muligt, så leverandørerne kan vurdere omfanget af optionen. Det skal også fremgå hvornår og hvordan optionen vil blive anvendt. Det er vigtigt, at optioner fremgår af kontrakten fra start, da der udbudsretligt er begrænsninger for hvor meget en kontrakt kan udvides og ændres efter kontraktindgåelse. Hvis kontrakten ikke kan udvides, skal der ske en ny indkøbsproces for indkøbet af de supplerende ydelser. Du kan læse mere om indkøb af supplerende ydelser i notatet nedenfor.